訪問時はアポイントを取るのが基本
他社の訪問の機会は、社会人になって年月を経るに従って次第に増えてきます。
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営業マンの場合はもちろんそうで、一日に複数の会社を訪ねるのは必ず当たり前のことになります。
また営業マンではなくても、様々な目的で提携先や取引先等を訪問する機会ができるはずです。
他社の訪問に関しては、昇進して管理職に就いたりお偉いさんになったりしても同じです。
訪ねる他者の人々も同じ様に昇進して行くので、他社訪問は結局退職するまで続くお役目なのです。
ですから、訪問に関するビジネスマナーは、若いうちだけではなく一生ついて来るものと思っていたほうがよいでしょう。
そしてまた、訪問時のビジネスマナーというのは、自分の属する会社に対するイメージを大きく左右するくらい非常に重要なものなのだ、という認識をしっかり持っている必要があります。
会社を訪問する際、アポイントをとることがビジネスマナーとして最も基本的なものです。
例外も多少ありますが、基本的にアポイント無しで相手方を訪問するのは,
ビジネスマナー違反となります。
なぜ違反になるかというと、もちろん様々な理由があります。
訪問を受ける相手にしても忙しいはずですし、いきなり訪ねて来られても急に時間を裂くことは無理というものです。
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ですから訪問する場合は、訪問時間を前もってきちんと決めてからにしなければなりません。
近頃はアポイントを取るためにメールが頻繁に利用されています。
メールなら記録が残るので、後からでも確認もしやすいですし、確実に伝えることができるからです。
最初に電話で相手に訪問してもかまわないかどうか尋ね、その上で後から日時などはメールで伝えるというやり方が一般的になっているようです。
その逆に、まずメールで訪問先の許可を取り、また同じメールで日時も決めて、そして改めて電話を入れるというやり方も一般的です。
いずれの場合も、相手方が特に電話はご遠慮くださいと言うのでなければ、メールと電話の両方をつかってコンタクトをとるのが正しいマナーと言えます。
アポイントを取るために相手に送るメールでは、訪問の目的、場所、日時、所要時間を明記する事が大切です。
その際、完璧な挨拶も含めたきちんとしたビジネス文書を作成しましょう。
そして訪問当日にも忘れず電話をいれることがビジネスマナーとして重要です。
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