取り次ぐ相手が不在の場合は？

電話では相手の顔が見えないため、必然的に相手の感情の動きもわかりにくいという特徴があります。

スポンサードリンク

電話はトラブルのもとになることがありますが、それも相手が見えないことが原因しているのではないかと思います。

そしてそんなトラブルの対処の際も、ビジネスマナーが非常に重要なものとなってきます。

ここでビジネスマナーにそぐうことができなければ、外部に対する会社の印象を損なうことにもなり得ます。

ではどんなことが電話対応のトラブルの原因になるのでしょうか。

電話による対応は、いくらでもトラブルの原因になってしまいます。

そんなトラブルをいかに未然に防ぐかということもビジネスマナーのテクニックなのです。

電話の対応で最もトラブルとなりやすいのは、取次ぎの相手が電話の時点で不在という場合です。

ここで対応に落ち度があると問題が生じやすくなってしまいます。

外部からの電話で社内の誰かに取り次ぐ際、その人が営業などの外回りのある役職に就いている人だと、丁度会社にいなく、「外出中」という場合が頻繁にあると思います。

その場合に肝心なのは、電話をかけてきた相手にその人がその時点で社内にいないことを伝えるということです。

そして次に大切なのは、どのくらいしたらその取り次ぎ相手が社内に戻るかを伝えることです。

取次ぎ相手の帰社時間がわかっている場合はそれを伝え、その頃に本人にかけなおさせると伝えるか、またはその頃に相手にかけ直してもらうようにします。

スポンサードリンク

取次ぎ相手のケジュールがわからない場合は、その人とまず連絡をとるために、まず電話をかけてきた人に「後ほど又折り返しお電話を差し上げます」と伝えて一旦電話をきります。

取次ぎ相手に連絡をとる間中、電話をかけてきた外部の人を電話口で待たせる等ということが無いようにしなくてはなりません。

その上で取次ぎ相手の携帯電話にかけ、その時点での所在と予定帰社時間を聞き、外部から電話があったことを伝えます。

電話をかけてくる人によっては伝言を頼まれる場合もあるので、電話の近くにメモ用紙と筆記用具は忘れずに備えておきましょう。

もし、たまたま紙もペンも無いようなら、一旦待ってもらうよう丁寧にお願いし、
すぐに取ってきましょう。

その場では覚えられるようでも、正しくいつまでも記憶できるとは限りません。
記憶に頼らず必ずメモをとりましょう。

また相手の言葉を聞き取りそこなった場合は、「失礼ですがもう一度お教えいただけますか」と丁寧に聞きなおしましょう。

これもビジネスマナーとして大切なポイントです。

この記事のタグ

サイト内関連記事

電話応対は会社の顔: 『会社の顔』という言葉を聞いて最初に思いつく存在は、と聞かれたら何と答えますか？......
誠意ある電話応対を心がけよう: ビジネスマナーとして電話対応で最も重要なのは、もっぱら、声と言葉です。電話では......
こちらから電話をかける時の注意点: 電話を受けるのは、電話をかけることに比べたらそう難しいことではありません。クレ......
携帯電話の扱いに注意: 明らかに携帯電話は、現代のビジネス界においてビジネスマナーの低下の原因となってし......
携帯電話はビジネスパートナー: それと比べメールなら着信音を消しておけば、たとえ電源を入れっぱなしにしてあっても瞬間振動音がするくらいで、会議室中の空気を止めてしまうほどの事態にはなりません。...