こちらから電話をかける時の注意点

電話を受けるのは、電話をかけることに比べたらそう難しいことではありません。

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クレーム処理など特殊な場合もありますが、それ以外は電話での対応はビジネスマナーでは最も基本的なものなので、慣れるのに時間はかからないと思います。

しかし電話をかけるという事になると又話しは変わります。

普段の生活で電話を使う場合は、受けるのもかけるのも対して変わらないと思います。

多少違うことといえば、気のある異性に電話をするときはひどく緊張することくらいでしょう。

しかし、ビジネスにおける電話の利用ではかけるのと受けるのとでは大違いなのです。

ビジネスでこちらから電話をかける場合のビジネスマナーでは、
受ける場合とは異なったものが要求されます。

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電話をかける時のマナーでは、最初の一言が大切です。

初めてかけるところには「はじめまして」、二度目から後は「お世話になっております」という言葉を最初に添えるのが重要なポイントです。

この一言を言うか言わないかで、大きな違いが出てくるのです。

そして次に自分の所属する会社名と自分の名前を知らせます。

それから、用件のある相手への取り次ぎを依頼します。

この3ステップが無事に済めば第一段階はクリアしたと言えます。

この次に大切なのは、自分が要件のある相手が電話に出たときの対応の仕方です。

挨拶をしてから、「今お電話をしていてもかまいませんか？」と相手の都合を聞きます。

電話では携帯電話ほどではないにしても、場合によっては相手にあまり時間が無いこともあり得るので、確認することが大切です。

相手に時間があることを確認したら、用件を伝えます。

もし相手に時間があまり無いようなら、簡潔に要件をまとめて伝える程度にとどめます。

いずれの場合でも、用件を伝えた後は丁寧に挨拶して切ればよいのです。

もちろん受話器も｢ガチャン！」と乱暴にきるのではなく、ゆっくりと静かに置く心遣いが大切です。

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