ビジネス文書の種類
ビジネス文書にはいろいろな種類がありますが、その違いを正しく把握しておく必要があります。
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というのも、さもなければ単にビジネスマナーがなっていないと思われるだけではなく、大きな問題になってしまうこともあり得るからです。
それぞれの種類の仕様や特徴を全て正しく認識することが必要です。
ビジネス文書は大きく分類すると、社外文章と社内文章があります。
社外文書には見積書、請求書、通知書、注文書、挨拶状、礼状などが含まれますが、これらは会社の外部に出す文書です。
社内文書に報告書、通達、計画書、議事録、稟議書などが含まれますが、これらは社内情報を記録するために作成する文書です。
それぞれの種類の社内文書には通常フォーマット、すなわち定型文というものがあります。
ですから、ゼロから文書を作成するのではなく、
定型文を自分のＰＣにセーブしておけばよいのです。
社交的な文章と異なり、季節の挨拶などは必要がありません。
仕事用なので、事務的にあまり余計な物は付け加えない文章で,
基本的に問題ないのです。
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最も大事な点は、忘れずに正しく日付を記入すること、正確な内容であることを確認することです。
社内文書とは対照的に、社外文書については前文と末文の挨拶、言葉遣いなど、細かく気を使う点がいくつかあります。
挨拶については、何種類かあるフォーマットの中からその時の時節に合うもの、または相手方にふさわしいものを選べばよいのです。
どのビジネス文書についても当てはまることですが、横書きが原則で縦書きは用いません。
宛名の書き方は、第一に社名、第二に役職名、第三に担当者の氏名の順で書きます。
ここで迷う人が多いのが、名前の最後につける文字です。
基本は役職名のついた宛名には『殿』、個人の名前には『様』、会社や部署名には『御中』をつけます。
社会に出て仕事をするようになったら、これらのビジネスマナーは、
即マスターしなくてはなりません。
間違っても一年生だからまだビジネスマナーをよく知らないのも無理もない、などとは言ってもらえるようなことではありません。
社外文書も基本的な形はフォーマットが確立されているので、特別難しくはありません。
大切なのはビジネスマナーの基本をきちんと身につけてゆくことです。
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