取り次ぐ相手が不在の場合は？
電話では相手の顔が見えないため､必然的に相手の感情の動きもわかりにくいという特徴があります｡
電話はﾄﾗﾌﾞﾙ
のもとになることがありますが､それも相手が見えないことが原因しているのではないかと思います｡
そしてそんなﾄﾗﾌﾞﾙの対処の際も､ﾋﾞｼﾞﾈｽﾏﾅｰが非常に重要なものとなってきます｡
ここでﾋﾞｼﾞﾈｽﾏﾅｰにそぐうことができなければ､外部に対する会社の印象を損なうことにもなり得ます｡
ではどんなことが電話対応のﾄﾗﾌﾞﾙの原因になるのでしょうか｡
電話による対応は､いくらでもﾄﾗﾌﾞﾙの原因になってしまいます｡
そんなﾄﾗﾌﾞﾙをいかに未然に防ぐかということもﾋﾞｼﾞﾈｽﾏﾅｰのﾃｸﾆｯｸなのです｡
電話の対応
で最もﾄﾗﾌﾞﾙとなりやすいのは､取次ぎの相手が電話の時点で不在という場合です｡
ここで対応に落ち度があると問題が生じやすくなってしまいます｡
外部からの電話で社内の誰かに取り次ぐ際､その人が営業などの外回りのある役職に就いている人だと､丁度会社にいなく､｢外出中｣という場合が頻繁にあると思います｡
その場合に肝心なのは､電話をかけてきた相手にその人がその時点で社内にいないことを伝えるということです｡
そして次に大切なのは､どのくらいしたらその取り次ぎ相手が社内に戻るかを伝えることです｡
取次ぎ相手の帰社時間がわかっている場合はそれを伝え､その頃に本人にかけなおさせると伝えるか､またはその頃に相手にかけ直してもらうようにします｡
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(C) 2009 ﾋﾞｼﾞﾈｽﾏﾅｰの基本 電話･ﾒｰﾙ対応の常識
